Khi đi làm, mình thường phải xin con dấu của công ty và chữ ký giám đốc vào tài liệu để gửi về Việt Nam làm các thủ tục hành chính. Sau 2 năm làm việc cần mẫn với không ít sai sót như vậy thì tới ngày hôm nay mình đã được khai sáng về sự khác nhau giữa ký tên “tươi” và in tên người đại diện công ty (+ đóng dấu) trong văn bản. Cảm giác ban đầu là “very baka” như kiểu làm bếp 2 năm mới biết chỗ mài dao vậy. Xin phép chia sẻ lên đây với mong muốn giúp mọi người có thể ngộ đạo sớm hơn mình, “level up” trong việc xử lý giấy tờ của công ty. Mình vốn cũng chỉ là tay ngang nên có thiếu sót gì rất mong nhận được góp ý.
Văn bản (các loại hợp đồng, giấy chứng nhận…) trong công ty Nhật có lúc giám đốc trực tiếp ký tên hoặc tên giám đốc sẽ được in lên đó. Có 2 khái niệm mình thường gặp:
署名（しょめい）= người đó trực tiếp cầm bút ký tên lên văn bản
記名（きめい） = tên người đó được in trên văn bản (bằng con dấu cao su, đánh máy…)
Đối với con dấu chính thức đã được đăng ký của công ty, gọi là 実印（じついん）hoặc 丸印 (vì nó tròn), cũng có 2 khái niệm đồng nghĩa là đóng dấu: 捺印（なついん）và 押印（おういん）
Đi theo cặp từ
署名 ký tên + 捺印 đóng dấu
記名 in tên + 押印 đóng dấu
Vậy về mặt giá trị pháp lý của 2 cặp ký + dấu này như thế nào?
・署名 + 捺印 : có giá trị pháp lý. Ví dụ, người đại diện trực tiếp ký tên + đóng dấu 実印
・Chỉ 署名 : có giá trị pháp lý.
・記名 + 押印 : có giá trị pháp lý. Ví dụ, tên người đại diện được in/đánh máy + đóng dấu 実印
・Chỉ 記名 : không có giá trị pháp lý.
Mình thấy giao dịch giữa công ty Nhật như hợp đồng… thường theo mẫu thứ ba 記名 + 押印. Nhưng khi làm thủ tục với phía Việt Nam hoặc xem hợp đồng ở Việt Nam, mình lại thấy mẫu thứ nhất 署名 + 捺印 kèm theo đánh máy tên người đại diện phổ biến hơn. Ngoài ra, khi đóng dấu thì dấu phải đè lên tên người đại diện một ít. Theo như một góp ý mình nhận được là để tránh làm giả giấy tờ/con dấu.
Mọi đóng góp, trao đổi, ý kiến xây dựng về bài viết này xin được gửi về địa chỉ email: dilamtainhat.vpj@gmail.com.
Để lại bình luận