Học ăn học nói học gói mang về

Nhân chuyện ngồi viết sớ xin lỗi khách hàng vì những chuyện không phải do mình gây ra, Kôi tự nghĩ sao không lập một chủ đề như thế này để mọi người chia sẻ với nhau chuyện làm thế nào để giao tiếp tiếng Nhật tốt hơn?

Kôi xin đưa ra một vài tips cá nhân trước. Những mẹo này đã giúp Kôi cải thiện được ít nhiều nên hy vọng sẽ có hiệu quả với các bạn đang cần. Ngược lại, cũng mong các cao thủ trong cõi này xông vào chủ đề này, vừa góp vui vừa chia sẻ kinh nghiệm cho toàn thể anh em ở đây.

Let’s GO!!!! 

Tip: Uốn lưỡi 7 lần trước khi nói, quay tay đủ 9 vòng trước khi gõ phím. 

Trường hợp 1: NHỜ VẢ 

Thường khi muốn ai đó làm cái gì cho mình, chúng ta thường dùng cách nói: 

(1) Động từ てください。

Xịn xò hơn thì sử dùng kính ngữ.

(2) お／ご danh từ ください。　

Thường nếu dùng cách (1) sẽ gây cảm giác là đang ra lệnh và người nhận cũng sẽ không cảm thấy không vui vẻ gì.

Nếu đặt mình vào vị trí của người tiếp nhận/ người nghe để nghĩ, chắc hẳn ai cũng mong muốn được người khác nhờ vả bằng các câu nói thủ thỉ, có đôi chút năn nỉ hơn. Vì thế, Kôi hay dùng cách nói thiên về hỏi han, nài nỉ hơn là ra lệnh. Đây là những cách Kôi hay dùng. 

1. Với người trong cùng công ty, không cần lịch sự lắm.

ご確認をお願いします。

Câu này Kôi rất hay dùng với anh sếp người Nhật. Dù biết 上下関係 (quan hệ trên dưới) trong công ty trật lất rồi nhưng anh ấy còn mặc hẳn quần đùi để tiếp khách nên Kôi không thể dùng kính ngữ để nói chuyện với anh được. 

2. Với khách hàng, cần phải lịch sự.

Lúc này tùy tâm trạng có mỏi tay, mỏi miệng hay không mà sẽ nói câu dài hay câu ngắn. Ví dụ nhé.

• ご確認を頂ければと思います／存じております。
• ご確認いただけませんでしょうか。
• ご確認いただけますと、（大変）幸いです／ありがたいです／幸甚でございます。

Sau đây là combo dài loằng ngoằng thể hiện mình nhiều chữ nhưng khuyến khích các anh chị kỹ sư không nên dùng. Kỹ sư cầu nối làm việc trong dự án thì nên ưu tiên trình bày rõ ràng, mạch lạc hơn là nói dài dòng lan man.

• お忙しいところ恐縮ですが／お手数をおかけてしまいす恐れ入りますが、
  ご確認くださいますようお願い申し上げます。

Trường hợp 2: TỪ CHỐI 

Nhiều khi phía khách hàng sẽ yêu cầu một vài chuyện “trên trời” nhưng chúng ta là những con người bình thường chứ nào phải siêu nhân, nên thực tế có nhiều thứ ta không thể làm được.

Khi ấy, chắc nhiều người sẽ nói như thế này.

○○ができません。hay   ○○が難しいです。

Lịch sự hơn vẫn là kính ngữ.

○○が不可能です。hay   ○○しかねます。

Nhưng theo Kôi, từ chối cũng nên “lươn lẹo” một tí vì rất có thể bây giờ thì mình tránh nhưng tới lần sau mình lại phải theo cho bằng được. Và đây là vài cách Koi hay dùng. Tùy vào mức độ bất – khả – kháng mà Koi sẽ lựa chọn từ chối thẳng hay chối khéo.

1. Từ chối khéo.

• 開発費用は開発費用は工数により、異なりますので、

　　現時点詳細見積は提出しかねます。

　　ご了承くださいますようお願いいたします。

• ○○件について、

　　現在の仕様によると、

　　100万円で開発するのが困難になるかと想定しております。

　　もしより詳しい仕様及びサンプルデータを頂ければ、

　　適切なソリューションを提案させていただきます。

2. Từ chối thẳng.

• ○○件について
• ○○のため、見送りさせていただきます。　
• ○○のため、お断りさせていただきます。

Sau đó thêm vào vài dòng “mải thao” (là thảo mai đó Ahihi)

せっかくご紹介せっかくのご紹介をいただき、大変心苦しいのです。
次の機会を楽しみにしております。

Trường hợp 3: XIN LỖI 

Trường hợp này rất hay dùng. Mà Kôi thì rất cay cú vì toàn đi xin lỗi hộ những gì mình không gây ra. Ví dụ team estimate (ước tính) thiếu, team misunderstanding (hiểu lầm), team bàn giao chức năng muộn… Câu xin lỗi thì chắc mọi người cũng nắm được nhiều, thường là: 

• すみません。

Lại thêm vài câu kính ngữ hay dùng. 

• 失礼いたしました。　
• 申し訳ございません/申し訳ございませんでした。　

Bổ sung thêm mấy câu văn vở. 

• ○○の件、大変お待たせいたしました。　
• 深くお詫び申し上げます。
• ご迷惑をおかけてしまい、大変○○
• 何度も／度々大変失礼いたしました。　

Nhưng vấn đề là xin lỗi xong rồi để đó là không được. Đứng trên lập trường của người được xin lỗi thì người ta sẽ quan tâm đến biện pháp khắc phục hơn là mấy câu nói dài dòng, rắc rối kia. Vì thế, sau khi xin lỗi xong phải đưa ra giải pháp. 

Đây là một vài câu thể hiện giải pháp mà Kôi thường sử dụng. 

• 今後同じミスを繰り返さないよう十分留意いたします。　
• 今後同じようなことが起こらないよう対応して参ります。
• 今後このようなことがないよう早急に対策強化を進める所存でございます。

Nhưng Kôi vẫn luôn tâm niệm, trong giao tiếp yếu tố tiên quyết là chân thành. Mấy câu dài dòng ở trên thường được dùng khi viết mail, còn trong dự án khi xảy ra các vấn đề mà kỹ sư cần xử lý gấp nên ưu tiên hình thức ngắn gọn và đưa ra được giải pháp cụ thể để khắc phục vấn đề. 

Ví dụ:

• ○○件について、

　　「ほうれん草」をせず、勝手に行動して、

　　被害を与えてしまったこと、大変申し訳ございません。

　　今後同じミスが起こらないように、

　　チームワークのルールを設定して、徹底的に守るようにいたします。　

• ○○件について

　　説明不足で、違和感を与えてしまったこと、

　　大変申し訳ございませんでした。

　　再度文面にて説明させていただきます。

• ○○件について

　　大変お待たせいたしました。

　　今後早急に対策するようチームに注意いたします。　

3 trường hợp với 1 tip như trên cũng khá dài rồi nhỉ. 

Tóm lại, khi giao tiếp bạn cần lưu ý 4 điểm sau: 

Mọi đóng góp, trao đổi, ý kiến xây dựng về bài viết này xin được gửi về địa chỉ email: dilamtainhat.vpj@gmail.com.