Xin chào mọi người! Chắc hẳn khi đi làm ai cũng đã từng viết qua báo cáo các loại rồi nhỉ, nhưng không biết ở đây có ai đã từng vô cùng vật vã để viết được báo cáo ngày giống em không?! ? Vượt qua được quãng thời gian mới vào công ty cũng đã quen hơn rồi, nên hôm nay em xin mạnh dạn chia sẻ đến mọi người đặc biệt là các bạn mới đi làm một số kinh nghiệm nhé.
Báo cáo công việc hàng ngày (日報) là bản tóm tắt tất cả những gì mà nhân viên đã làm được trong một ngày. Thật ra không hề có quy định bắt buộc, cụ thể nào về 日報 cho tất cả các công ty nhưng tùy thuộc vào mục đích mà người quản lý trực tiếp quyết định cho nhân viên mới viết báo cáo công việc hàng ngày. Qua đó giám sát tiến độ, hiệu suất làm việc của nhân viên mới, đưa ra nhận xét chuẩn xác cho từng trường hợp. Nó khá giống kèm việc 1-1, người quản lý theo dõi để định hướng điều chỉnh cách làm việc của nhân viên mới phù hợp với bộ phận, team cũng như định hướng phát triển lâu dài của công ty.
Đó là sau này khi đã quen rồi mới suy nghĩ được như vậy thôi, còn đâu trong tuần đầu tiên thì 日報 chính xác là 日記 (nhật ký) của em đấy ạ! Em sai rồi
① MỤC ĐÍCH
Vâng, làm cái gì cũng cần phải có mục đích. Dù đơn giản nhưng đây thực sự là một việc khá tốn thời gian và công sức để duy trì mỗi ngày, nên cả trên cả dưới cần ngồi lại với nhau để cùng xác định mục đích chung thật tốt đẹp và rõ ràng.
② PHƯƠNG PHÁP
Sau khi đã rõ mục đích, tiếp theo là thực hiện như thế nào. Cụ thể là trả lời cho các câu hỏi: Viết cái gì? Trình bày như thế nào? Nộp cho ai? Nộp khi nào? Người quản lý trực tiếp hay mentor chính là người đặt nền móng cho phần này. Vì suy cho cùng người đọc và ra quyết định cuối cùng của 日報 chính là quản lý trực tiếp. Thống nhất lại với nhân viên và bắt tay vào thực hiện thôi.
③ TỰ TỔNG HỢP VÀ ĐÁNH GIÁ LẠI CÔNG VIỆC TRONG NGÀY
Dù thống nhất như thế nào thì mẫu báo cáo cơ bản luôn có nội dung công việc trong ngày. Nhưng em đã nhầm việc tóm tắt nội dung công việc với việc thuật lại những công việc trong ngày, kể lại hôm nay em đã copy và đóng được 50 bộ tài liệu, nhận 10 cuộc điện thoại, gửi được 20 thư… Sau này em mới nhận ra, nội dung công việc hẳn là chỉ có nhân viên mới là mình chưa nắm kỹ thôi chứ xung quanh ai cũng rõ cả rồi.
Tóm tắt nội dung công việc em ghi ngắn gọn, đơn giản lại mà tập trung chính vào phần tự đánh giá năng lực, hiệu suất bản thân; suy nghĩ của mình về nội dung cũng như các tình huống xảy ra trong công việc. Sau này khi xem lại những trang đầu, chính người viết cũng thấy được sự trưởng thành của mình trong công việc.
Thêm một yếu tố nữa, em là nhân viên người nước ngoài trong công ty Nhật. Mặc dù có thể giao tiếp nhưng cũng lắm lúc “ông nói gà bà nói vịt”, ngôn từ bay tứ tung trong không khí thì cuối ngày em lại ngồi gom lại ghi vào 日報. Nhiều lúc cấp trên em cũng té ngửa khi sáng nói A thì chiều em ghi trong báo cáo là BCDXYZ, đến giờ có lúc vẫn còn như vậy nhưng sếp chịu không chịu thì chịu thôi êhêhê.
④ DUY TRÌ VÀ ĐẠT KẾT QUẢ
Duy trì là sức mạnh của thói quen. Quản lý trực tiếp, mentor vừa phải hoàn thành công việc của mình vừa đánh giá, hỗ trợ dìu dắt nhân viên cấp dưới thông qua 日報. Nghĩ đến đó thôi thì em cũng phải cố gắng nắm bắt công việc thật nhanh và thể hiện sự tiến bộ từng ngày qua báo cáo này. Đến một ngày không phải viết báo cáo công việc hàng ngày nữa thì em cũng buồn lắm, vì đã phải vật vã với nhau cả năm nay. Nhưng khi đạt được mục đích đã đề ra và kết thúc 日報 cũng là lúc nhân viên mới thành công “tốt nghiệp” khóa huấn luyện công việc 1 kèm 1, từ nay đã có thể tự hoàn thành công việc của mình.
Cuối cùng, em nghĩ rằng không chỉ nhân viên mới mà với các bạn vừa chuyển bộ phận, chuyển việc, chuyển ngành sang một môi trường mới thì báo cáo 日報 cũng sẽ phát huy tác dụng.
Hy vọng chia sẻ của em phần nào đó giúp được các bạn nhân viên mới trong quá trình làm quen công việc và các anh chị quản lý, mentor cũng có thêm 1 cách khá hiệu quả để làm việc cùng các newbie nữa ạ
Mọi đóng góp, trao đổi, ý kiến xây dựng về bài viết này xin được gửi về địa chỉ email: dilamtainhat.vpj@gmail.com.
Để lại bình luận